Организация мероприятий - еще один инструмент для формирования имиджа компании. Одним из основных допущений события является привлечение внимания целевых групп. События могут быть разного масштаба, в зависимости от потребностей и возможностей компании. Хорошо организованное мероприятие оригинальным и нетрадиционным способом представляет компанию и ее продукты, обеспечивает прямую презентацию и, прежде всего, способствует интеграции и ужесточению связей с внутренней и внешней средой. Из-за основной цели - вызывать гласность вокруг компании, это должно быть атипичным событием. Например, потому что некоторые наши гости - журналисты или общественные деятели ежедневно получают много таких приглашений, и мы должны убедить их, что они не будут терять время с нами. И интересный проект остается в памяти участников в течение длительного времени. Планируете организовать масштабное мероприятие, тогда аренда зрительских трибун позволит комфортно разместить на них гостей.
Несколько концепций, связанных с событием:
• бизнес-мероприятия, они помогают улучшить связь внутри внутренних структур - с сотрудниками, поставщиками, дилерами и другими деловыми партнерами. Объем деловых мероприятий включает в себя различные конференции, ярмарки, торжества, организованные по случаю праздников, конгрессов и т. д.
• стимулирующие события - мотивационные события. Это мероприятия, направленные на повышение мотивации внутренних сотрудников и других людей, сотрудничающих с компанией. В рамках стимулирующих мероприятий организуются различные поездки, проводятся зарубежные тренинги, визиты предприятий отрасли, а также награды и различия.
• институциональные мероприятия - общественные мероприятия, организованные государственными органами и адресованные гражданам, организациям, избирателям. Это различные торжества, юбилеи, научные симпозиумы.
• специальные мероприятия. Это «необычные» развлекательные мероприятия, в основном используемые для общения с клиентами. Специальные мероприятия организованы в рамках рекламных событий и спортивных мероприятий, концертов.
Для подготовки мероприятия требуется выполнение ряда задач.
Очень важный элемент - определить цель и определить потребности. Необходимо подготовить сценарий с учетом таких вопросов, как:
- организация места
- художественная, музыкальная и световая постановка,
- звуковая система,
- соответствующий персонал,
- технические и логистические средства, - рекламные материалы (если мы предоставляем логотипы, баннеры, информационные табло и другие подобные материалы, пожалуйста, убедитесь, что они исправны),
- обеспечение безопасности.